اختلاف حساب در حسابداری یا اشتباهات حسابداری

اختلاف حساب در حسابداری به اشتباهات رایج در هنگام ثبت یا ارسال مطالب حسابداری اشاره دارد. این تناقضات تقلبی و عموماً غیر عمدی نیستند.

کار با اعداد و ارقام، دقت به ابعاد چندگانه حساب‌ها و ثبت سند حسابداری، احتمال وقوع خطا را در حسابداری اجتناب‌ناپذیر می‌کند؛ همچنین عواملی چون تنوع و پیچیدگی موضوعات، حجم زیاد کار، خستگی، کسالت، بی‌اطلاعی، بی‌دقتی و عملیات تکراری نیز احتمال اشتباه را افزایش می‌دهد. اغلب اشتباهاتی که در حسابداری رخ می‌دهند غیرعمدی هستند. اما گاهی افراد به قصد سوءاستفاده، پنهان‌کاری و یا ارائه نادرست اطلاعات مالی اشتباهات عمدی نیز انجام می‌دهند.

۱- از قلم افتادگی

یکی از رایج ترین اشتباهات است. به عنوان مثالی برای این مورد میتوان در نظر گرفت که یک معامله ممکن است به طور کلی ثبت  نشده باشد یعنی هیچ یک از حساب های طرف بدهکار و بستانکار ثبت نگردیده است.در این حالت  با وجود برابر بودن اقلام بدهکار و بستانکار مانده اشتباه است و باید اصلاح گردد.

خطای حذف یک معامله یا رویداد تجاری است که به اشتباه در دفاتر ثبت نشده است. طبقه بندی های بیشتر عبارتند از:
الف) خطای حذف کامل

در مواردی که رویدادها در دفتر روزنامه ثبت نشده یا اصلاً در حساب های دفتر مربوطه ثبت نشده است.

به عنوان مثال، شرکت ABC یک نرم افزار جدید به ارزش ۳۰.۰۰۰.۰۰۰ ریال از ایران تکنیک برای اهداف تجاری خریداری کرد اما به طور تصادفی فراموش کرد آن را در دفاتر حساب وارد کند.

یا، شرکت ABC . ورودی زیر را برای ثبت تراکنش فوق در دفتر روزنامه ثبت کرد.
خطای مثال حذف کامل

با این حال، شرکت فراموش کرده است که مبلغ ثبت شده را در دفتر کل مربوطه، یعنی دفتر کل نرم افزاز و حسابهای پرداختنی ایران تکنیک به مبلغ ۳۰.۰۰۰.۰۰۰ ریال درج کند، که به عنوان خطای حذف کامل طبقه بندی شده است.

ب) خطای حذف جزئی

با این حال، رویداد ثبت شده در دفتر یا دفتر روزنامه اصلی که در یکی از دفاتر ثبت نشده است، حذف جزئی نامیده می شود.

در مثال بالا، حذف جزئی در صورتی اتفاق می‌افتد که خرید نرم‌افزار از ایران تکنیک . در حساب دفتر کل نرم افزار درج شده باشد اما فراموش شود که در حساب دفتر کل حسابهای پرداختنی ایران تکنیک به پست شود.

۲- اشتباه اصولی یا خطا در اصل

اگر در هنگام ثبت،حسابی به جای حساب دیگر بدهکار یا بستانکار شود به شرط آن که اشتباه حساب مذکور جز درآمد و هزینه ها باشد این اشتباه در سود و زیان تاثیر بگذارد اصولی نامیده می شود.

خطای اصول زمانی اتفاق می افتد که یک اصل اساسی حسابداری هنگام ثبت تراکنش های مالی نقض شود. این خطا زمانی رخ می دهد که:

• مخارج درآمد / درآمد به عنوان مخارج سرمایه / درآمد یا بالعکس تلقی می شود.
• هزینه های عملیاتی / درآمدهای طبقه بندی شده به عنوان هزینه های غیرعملیاتی / درآمدها یا بالعکس.
• هزینه های شخصی به عنوان هزینه های تجاری در نظر گرفته می شود یا بالعکس.

به عنوان مثال، شرکت ABC در تجارت مبلمان است. این شرکت مبلمان جدید را به قیمت ۵۰۰.۰۰۰.۰۰۰ ریال برای فروش مجدد خریداری کرد. با این حال، مدیر اجرایی حساب‌ها در شرکت ABC. به‌طور تصادفی، دارایی مبلمان (به عنوان دارایی – مخارج سرمایه‌ای) را به جای خرید A/c (به عنوان موجودی – مخارج درآمد) بدهکار کرد.

از آنجایی که این شرکت در تجارت مبلمان است، خرید مبلمان یک هزینه درآمد محسوب می شود. به جای حساب مبلمان باید در حساب خرید تهویه مطبوع برداشت شود.

۳- اشتباه ثبتی یا اشتباهات خنثی کننده

در هنگام ثبت معامله ای ممکن است یک حساب به جای حساب دیگر بدهکار یا بستانکار شود. در صورتی که این اشتباه تاثیری در  سود و زیان موسسه نداشته  باشد یعنی اشتباه در مورد حساب های درآمد و هزینه نباشد. به آن اشتباه ثبتی گویند.

این خطا به ثبت تراکنش با مبلغ اشتباه یا در حساب اشتباه اشاره دارد. نمونه های زیر وقوع خطای ثبتی است:

ثبت مبلغ اشتباه در دفاتر صحیح

اجاره ۱۰.۰۰۰.۰۰۰ ریال پرداخت شده به آقای کریمی به این عنوان ثبت می شود

انتقال مانده حساب مبلغ اشتباه در حساب دفتر کل

اجاره ۱۰.۰۰۰.۰۰۰ ریال پرداخت شده به آقای کریمی در قسمت بستانکار موجودی نقد ثبت می شود.

حساب کل موجودی نقد و بانک

ارسال مبلغ صحیح در حساب اشتباه

با این فرض که اجاره ۱۰.۰۰۰.۰۰۰ ریال پرداخت شده به آقای کریمی به صورت زیر ثبت می شود:

ارسال مبلغ صحیح در سمت اشتباه
حقوق پرداختی ۱۰.۰۰۰.۰۰۰ ریال در قسمت طرف بستانکار حساب حقوق به مبلغ ۱۰.۰۰۰.۰۰۰ ریال ثبت می شود.
ارسال یک مبلغ دو بار در دفتر کل
مطالبات ۲.۰۰۰.۰۰۰ ریال دریافتی از آقای احمدی دو بار در حساب های دریافتنی ثبت می شود.
انتقال اشتباه مانده حساب های دفاتر حسابداری و روزنامه به دفتر کل
این خطای حسابداری در مجموع دفاتر حسابداری و روزنامه اتفاق می افتد.
مثال: مجموع قسمت بدهکار حساب ماشین آلات ، که ۵.۵۰۰.۰۰۰ ریال است، به عنوان ۵.۰۵۰.۰۰۰ ریال ثبت می شود.
عدم تعادل حساب های دفتر کل
این خطا ممکن است باعث کوتاه یا مازاد موجودی در حساب های دفتر کل شود.

4- اشتباه متقابل

اشتباه متقابل به این صورت که ممکن است در برخی موارد معادل  مبلغی  که در بدهکار اشتباه شده است (کمتر یا بیشتر از واقع ثبت شده است) در بستانکار هم اشتباه ثبت شده باشد.

این خطاها زمانی اتفاق می‌افتند که اثر یک تراکنش، اثر معامله دیگری را خنثی کند و اثر نهایی را روی تراز آزمایشی باطل کند.

برای مثال، شرکت ABC مبلغ ۱۰.۰۰۰.۰۰۰ ریال از آقای محمدی دریافت کرد و ۱.۰۰۰.۰۰۰ ریال به آقای احمدی پرداخت نمود. حال، اگر ۱.۰۰۰.۰۰۰ ریال به حساب آقای محمدی طرف بستانکار ثبت شود و ۱۰.۰۰۰.۰۰۰ ریال به حساب آقای احمدی بدهکار ثبت شود، در چنین حالتی، طرف بدهکار مبلغ ثبت ۹.۰۰۰.۰۰۰ ریال اضافی به حساب دیگر در انتقال مانده ها به حساب دفتر کل میشود و در این صورت، مانده های تراز آزمایشی برابر نخواهد بود.

تاثیر اشتباهات حسابداری بر تراز آزمایشی

اگر مجموع بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی در حسابداری موافق نباشد، ممکن است برخی از خطاهای حسابداری رخ دهد که منجر به عدم توافق شود.

سخت‌ترین مرحله تصحیح اشتباهات حسابداری، کشف آنهاست. به همین خاطر این مرحله از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. اشباهات حسابداری و دفترداری از لحاظ امکان کشف در جریان عادی عملیات حسابداری به دو دسته زیر تقسیم می‌شوند:

• اشتباهاتی که موجب عدم توازن تراز آزمایشی می‌شوند
• اشتباهاتی که موجب عدم توازن تراز آزمایشی نمی‌شوند

اشتباهات غیرموثر بر توازن تراز آزمایشی

اشتباهات زیر بدون آن که بر توازن تراز آزمایشی چهار ستونی تاثیر بگذارند، موجب عدم تطابق رقم گردش عملیات دفتر روزنامه و دفتر کل می‌شوند:

• عدم انتقال دو طرف یک ثبت روزنامه به حساب‌های مربوطه در دفتر کل
• انتقال دو طرف یک ثبت روزنامه با مبلغ کمتر یا بیشتر، به حساب‌های مربوطه در دفتر کل
• وقوع اشتباهات خنثی کننده

مثال: در صورتی که جمع ستون بدهکار یکی از حساب‌های دارایی و جمع ستون بستانکار یک از حسابهای بدهی به یک میزان کمتر یا بیشتر از واقع قلمداد شود.

اشتباهات موثر بر توازن تراز آزمایشی

اشتباهات زیر، توازن تراز آزمایشی دو ستونی و یا دوستون آخر تراز آزمایشی چهار ستونی را به هم می‌زنند:

۱- جمع غلط ستون‌های مانده حساب‌ها در تراز آزمایشی

۲- عدم انتقال یک طرف ثبت روزنامه به حساب‌های دفتر کل

مثال: در فروش نقدی طرف بدهکار معامله به درستی به حساب بانک منتقل شده است؛ اما طرف بستانکار ثبت یعنی فروش در حساب کل فروش وارد نشده است.

۳- انتقال هر دو طرف یک ثبت روزنامه به ستون بدهکار یا ستون بستانکار حساب‌های دفتر کل

مثال: در نقل ثبت روزنامه مربوط به خرید نقدی ۲۰۰,۰۰۰ ریال کالا؛ حساب خرید به درستی بدهکار شده؛ اما در نقل طرف بستانکار اشتباه شده و مبلغ مزبور به جای ستون بستانکار حساب صندوق به ستون بدهکار صندوق منتقل شده است.

۴- نقل مبلغ نادرست به حسابهای دفتر کل

مثال: یک طرف ثبت روزنامه‌ای به مبلغ ۲۰۰,۰۰۰ ریال اشتباها به مبلغ ۲۰,۰۰۰ ریال به حساب مربوط در دفتر کل وارد شده است.

۵- نوشتن رقم بدهکار و بستانکار نامساوی برای یک معامله در دفتر روزنامه

مثال: طرف بدهکار یک ثبت روزنامه، ۳۰,۰۰۰ ریال و طرف بستانکار آن اشتباها ۳۰۰,۰۰۰ ریال نوشته شده است.

نکته: در مورد آخر، احتمال این نوع اشتباه در ثبت‌های مرکب بیشتر است.

برخی از خطاها بر تهیه تراز آزمایشی تأثیر نمی گذارد، اما ممکن است رخ داده باشد. بنابراین درک تأثیر اشتباهات حسابداری بر تراز آزمایشی مهم است.

اختلاف حساب در حسابداری و موثر و غیر موثر خطاها بر تراز آزمایشی

نتیجه گیری

در این مقاله به اختلاف حساب در حسابداری و انواع آنها و میزان تاثیر بر مانده های تراز ازمایشی پرداخت شد. در ادامه در خصوص راهکارهایی برای جلوگیری از این اشتباهات در حسابداری می پردازیم. با به انتها رسیدن این مطلب، شما بینندگان عزیز می توانید برای مشاهده و خواندن دیگر مقالات در این زمینه به صفحه مقالات مراجعه کنید. و همچنین  در ادامه مطالب بعدی بیشتر درباره موضوعات خاص مشاغل و مطالب مرتبط با حسابداری صحبت خواهیم کرد با ما همراه باشید.