حسابداری مالی
آیا برای کسب و کار خدمات چرخه حسابداری مهم است ؟
آذر
چرخه حسابداری برای کسب و کار خدمات
با سلام به همه علاقه مندان به حسابداری . وقتی که اصطلاح حسابداری در ذهت بیاید آن را فرآیند تجزیه و تحلیل، طبقه بندی، ثبت، خلاصه کردن و تفسیر معاملات تجاری تعریف می کنیم. چرخه حسابداری
ما میخواهیم درباره حساب ها و مانده ها یکی از جنبه‌های کلیدی این فرآیند، حفظ «مجموعات در حال اجرا» «چیزها» توضیح دهیم. نمونه‌هایی از مواردی که یک کسب‌وکار ممکن است آنها را ردیابی کند شامل مقدار پول نقدی است که کسب‌وکار در حال حاضر دارد، آنچه شرکت برای آب و برق در ماه پرداخت کرده است، مقدار پولی که بدهکار است، درآمد آن برای کل سال، و کل هزینه‌ها. تجهیزاتی که خریداری کرده است. شما می‌خواهید که این مجموع‌های در حال اجرا را همیشه به‌روز داشته باشید تا در صورت نیاز به اطلاعات به راحتی در دسترس شما باشند. هنگام تصمیم گیری در مورد اینکه آیا پول کافی برای خرید با کارت نقدی خود دارید یا خیر، این کار شبیه بررسی موجودی نقدینگی خود در بانک است.
در اینجا ما به این «مجموعات جاری» به عنوان مانده و این «چیزها» به عنوان حساب اشاره خواهیم کرد. هر موردی که یک کسب و کار علاقه مند به پیگیری آن از نظر موجودی ریال جاری است تا بتواند تعیین کند “در حال حاضر چقدر است؟” یا “تا الان چقدر؟” به عنوان یک حساب کاربری تنظیم شده است.
پنج نوع یا دسته بندی از حساب ها وجود دارد: چرخه حسابداری
موارد زیادی وجود دارد که کسب و کارها سوابق آنها را نگه می دارند. هر یک از این حساب ها در یکی از پنج دسته قرار می گیرند.
۱. دارایی: هر چیزی با ارزش که یک کسب و کار مالک آن است
۲. بدهی ها: بدهی هایی که یک تجارت بدهکار است. ادعای دارایی های خارجی
۳. حقوق صاحبان سهام: ارزش صاحبان یک تجارت. ادعاهای مالکان در مورد دارایی ها
۴. درآمد: درآمدی که زمانی حاصل می شود که یک کسب و کار فعالیت می کند و فروش ایجاد می کند
۵. مخارج: هزینه های مرتبط با کسب درآمد
حساب های مختلف به دسته های مختلف تقسیم می شوند. وجه نقد حسابی است که در دسته دارایی ها قرار می گیرد. حساب نقدی مقدار پولی که یک کسب و کار دارد را پیگیری می کند. چک، حواله و کارت های بدهی و اعتباری نقد محسوب می شوند.
به جز از وجه نقد، ما با پوشش حساب‌هایی که در دسته‌های درآمد و هزینه قرار می‌گیرند، شروع می‌کنیم.
درآمد چرخه حسابداری
درآمد عبارت است از رویدادی که از درگیر شدن یک کسب و کار در فعالیت هایی که برای انجام آن راه اندازی شده است، حاصل می شود. به عنوان مثال، یک تکنسین کامپیوتر زمانی که یک کامپیوتر را برای مشتری تعمیر می کند، درآمد کسب می کند. اگر همان تکنسین کامپیوتر ون را بفروشد که دیگر برای تجارتش نیازی ندارد، درآمد محسوب نمی شود.
درآمد ارائه خدمات
نام حسابی است که معمولاً برای ثبت درآمد حاصل از ارائه خدمات استفاده می شود. در یک کسب و کار خدماتی، مشتریان تخصص، مشاوره، اقدام یا تجربه را می خرند اما محصول فیزیکی را خریداری نمی کنند. مشاوران، خشکشویی ها، خطوط هوایی، وکلا و تعمیرگاه ها مشاغل خدمات محور هستند. حساب درآمد ارائه خدمات در دسته درآمد قرار می گیرد.
هزینه ها
هزینه ها صورتحساب ها و سایر مخارجی هستند که یک واحد تجاری باید بپردازد تا بتواند فعالیت کند و درآمد کسب کند. همانطور که ضرب المثل می گوید: “برای پول درآوردن پول لازم است.”
انواع حسابهای هزینه
حسابهای هزینه بسته به نیازهای شرکت، از کسب‌وکار به کسب‌وکار متفاوت است. در زیر برخی از هزینه های رایجی که بسیاری از کسب و کارها دارند آورده شده است:
هزینه دستمزد : هزینه پرداخت ساعتی به کارمندان
هزینه اجاره : هزینه استفاده از ملکی که به شخص دیگری تعلق دارد
هزینه آب و برق : هزینه های خدمات شهری هزینه هایی مانند برق، آب، تلفن، گاز، تلویزیون کابلی و غیره.
هزینه تأمین لوازم : هزینه اقلام کوچک مورد استفاده برای اداره یک تجارت
هزینه بیمه : هزینه حفاظت از مسئولیت، خسارت، جراحت، سرقت و غیره
هزینه تبلیغات : هزینه ترویج کسب و کار
هزینه های تعمیر و نگهداری : هزینه های مربوط به تعمیر و نگهداری
هزینه های متفرقه : که جزئی و/یا غیر تکراری هستند.
هر گونه : هزینه هر گونه هزینه مرتبط با کسب درآمد
درآمد خالص چرخه حسابداری
تفاوت بین کل درآمد و مبلغ کل هزینه برای یک دوره خاص (مانند یک ماه یا سال)، با فرض اینکه درآمد بیشتر باشد، سود است. اکنون به سود به عنوان درآمد خالص اشاره خواهیم کرد.
در زیر یک محاسبات کلیدی برای تعیین نتایج عملیاتی یک کسب و کار به ریال آمده است:
درآمد – هزینه ها = درآمد خالص
درآمد خالص با کم کردن تمام هزینه های یک ماه (یا سال) از کل درآمد همان ماه (یا سال) تعیین می شود. اگر مجموع هزینه های یک ماه (یا سال) از کل درآمد برای همان دوره زمانی بیشتر شود، زیان خالص حاصل می شود.
درآمد خالص نتیجه ای است که افراد تجاری به شدت علاقه مند به دانستن آن هستند زیرا نشان دهنده نتایج عملیات یک شرکت در یک دوره زمانی معین است.
عملیات فرآیند حسابداری
دفاتر حسابداری و ضرورت نگهداری آنها :
صورتهای مالی از اهداف کلیدی فرآیند حسابداری هستند. به منظور تهیه آنها در پایان یک دوره حسابداری، تراکنش های مالی فردی باید در تمام طول دوره تجزیه و تحلیل، طبقه بندی و ثبت شوند. این در ابتدا در یک دفتر ثبت به نام مجله اتفاق می افتد، جایی که رویدادهای مالی به نام تراکنش ها به ترتیب زمانی ثبت می شوند.
در اینجا نمونه ای از چند ردیف در یک دفتر روزنامه است که دارای تاریخ، نوع حساب ، شرح سند ، عطف ، بدهکار و بستانکار .
| ردیف | تاریخ | حساب | شرح | عطف | بدهکار | بستانکار |
در دفاتر حسابداری ، عنوان ستون بدهکار در قسمت چپ به معنای “بد” و بستانکار در قسمت راست به معنای “بس” است. تفاسیر آشنای دیگری نیز از این کلمات وجود دارد، بنابراین گیج نشوید: اصطلاحات در اینجا فقط به این بستگی دارد که آیا مبلغ ریال در ستون شماره سمت چپ یا سمت راست وارد شده است.
این کلمات ممکن است به عنوان افعال نیز استفاده شوند: “یک حساب بدهکار” به معنای وارد کردن مبلغ آن در ستون سمت چپ است. “یک حساب بستانکار” به معنای وارد کردن مبلغ آن در ستون سمت راست است.
قوانین بدهکار و بستانکار حساب چرخه حسابداری
اینکه یک حساب خاص باید بدهکار یا بستانکار شود بر اساس (۱) نوع حساب آن و (۲) افزایش یا کاهش بودن حساب است.
دفتر داری و ثبت معاملات در دفتر روزنامه
اکنون به یکی از مهم ترین رویه ها در فرآیند ثبت رویدادهای حسابداری خواهیم رسید: ورودی های دفتر روزنامه.
ثبت رویدادهای حسابداری شامل تجزیه و تحلیل و نوشتن ثبت رویدادهای مالی در دفتری به نام دفتر روزنامه است. رویدادهای مالی با استفاده از فرآیند روزنامه نگاری ارزیابی و به زبان حسابداری ترجمه می شوند.
دو حساب را انتخاب کنید و با توجه به قوانین بدهکار و بستانکار برای حساب های نقدی، درآمد و هزینه، تصمیم بگیرید که کدام حساب را بدهکار کنید (ستون سمت چپ) و کدام را بستانکار کنید (ستون سمت راست). ورودی بدهکار همیشه ابتدا فهرست می شود.
دفتر روزنامه عمومی
ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه شامل مراحل زیر است:
۱. دو (یا بیشتر) حساب تحت تأثیر یک تراکنش را انتخاب کنید.
۲. تعیین کنید که هر حساب به ریال چقدر تحت تأثیر قرار می گیرد. اغلب اوقات مقادیر داده می شود. در موارد دیگر، مبالغ باید بر اساس اطلاعات ارائه شده محاسبه شود.
۳. بر اساس قوانین بدهکار و بستانکار، تصمیم بگیرید که کدام حساب(های) بدهکار و کدام حساب بستانکار شود.
۴. تاریخ را فقط در خط اول معامله وارد کنید.
۵. حسابی را که در خط اول تراکنش بدهکار می شود وارد کنید. مقدار آن را در ستون بدهکار در همان خط وارد کنید.
۶. حسابی که در خط دوم تراکنش واریز می شود را وارد کنید. مقدار آن را در ستون بستانکار در همان خط وارد کنید.
توجه: نام حساب بستانکار را سه فاصله دو سانت از خط شروع خط ایجاد کنید.
نمونه معامله شماره ۱:
در ۱۳۹۵/۰۶/۰۱ ، یک شرکت اجاره ۲۰,۰۰۰,۰۰۰ ریالی مرداد ماه را پرداخت کرد.
معامله جزئی
▲هزینه اجاره یک حساب هزینه است که در حال افزایش است. بنابراین بدهکار می شود. ابتدا حساب با مبلغ بدهکار وارد می شود.
| ردیف | تاریخ | حساب | شرح | عطف | بدهکار | بستانکار |
| ۱ | ۱۳۹۵/۰۶/۰۱ | هزینه اجاره | بابت اجاره بهاء | ۲۰,۰۰۰,۰۰۰ | ||
معامله کامل
وجه نقد یک حساب دارایی است که در حال کاهش است. بنابراین بستانکار دارد. حساب با مبلغ بستانکار در مرحله بعد وارد می شود.
| ردیف | تاریخ | حساب | شرح | عطف | بدهکار | بستانکار |
| ۱ | ۱۳۹۵/۰۶/۰۱ | هزینه اجاره | بابت اجاره بهاء | ۲۰,۰۰۰,۰۰۰ | ||
| ۲ | وجه نقد | بابت اجاره بهاء | ۲۰,۰۰۰,۰۰۰ |
نمونه معامله شماره ۲:
در تاریخ ۱۳۹۵/۰۶/۰۱ ، مشتری ۸.۰۰۰.۰۰۰ ریال پول نقد برای خدماتی که شرکت ارائه کرد پرداخت کرد.
معامله جزئی
▲ نقدی یک حساب دارایی است که در حال افزایش است. بنابراین بدهکار می شود. ابتدا حساب با مبلغ بدهکار وارد می شود.
| ردیف | تاریخ | حساب | شرح | عطف | بدهکار | بستانکار |
| ۱ | ۱۳۹۵/۰۶/۰۵ | وجه نقد | بابت دریافت مطالبات ارائه خدمات | ۸,۰۰۰,۰۰۰ |
معامله کامل
درآمد ارائه خدمات یک حساب درآمد است که در حال افزایش است. بنابراین بستانکار دارد. حساب با مبلغ بستانکار در مرحله بعد وارد می شود.
| ردیف | تاریخ | حساب | شرح | عطف | بدهکار | بستانکار |
| ۱ | ۱۳۹۵/۰۶/۰۵ | وجه نقد | بابت دریافت مطالبات ارائه خدمات | ۸,۰۰۰,۰۰۰ | ||
| ۲ | درآمد ارائه خدمات | بابت دریافت مطالبات ارائه خدمات | ۸,۰۰۰,۰۰۰ |
در عمل، همانطور که در اینجا نشان داده شده است، هر تراکنش بلافاصله پس از تراکنش قبلی انجام می شود.
دفتر روزنامه از دوره ای به دوره دیگر ادامه می یابد. شما برای یک دوره حسابداری جدید (ماه یا سال) دفتر روزنامه جدیدی راه اندازی نمی کنید.
دفتر کل
چرخه حسابداری
دفتر کل دومین دفتر ثبت حسابداری است که فهرستی از فهرست حساب های فردی یک شرکت به ترتیب دسته حساب است. در حالی که دفتر روزنامه عمومی همه انواع تراکنش ها را به صورت زمانی فهرست می کند، دفتر کل این اطلاعات را بر اساس حساب جدا می کند و موجودی هر یک از این حساب ها را حفظ می کند.
هر حساب دارای صفحه دفتر مخصوص به خود است. نام حساب در بالای صفحه ظاهر می شود. فرم دفتر دارای شش ستون است: تاریخ، عطف و شرح ، بدهکار ، بستانکار و مانده حساب بدهکار و مانده حساب بستانکار . اولین مجموعه از ستون‌های بدهکار و بستانکار جایی است که مبالغ حاصل از تراکنش‌های مجله کپی می‌شود. مجموعه دوم ستون‌های بدهکار و بستانکار جایی است که مجموع در حال اجرا حساب نگهداری می‌شود. موجودی در حال اجرا یک حساب معمولاً در ستون بدهکار یا بستانکار ظاهر می شود، نه هر دو.
در زیر نمونه ای از دفتر کل حساب نقدی آمده است :
| حساب موجودی وجه نقد | |||||||
| ردیف | تاریخ | شرح | عطف | بدهکار | بستانکار | مانده بدهکار | مانده بستانکار |
| ۱ | ۱۳۹۵/۰۶/۰۱ | به شرح دفتر روزنامه | ۱۲,۰۰۰,۰۰۰ | ۱۲,۰۰۰,۰۰۰ | |||
| ۲ | ۱۳۹۵/۰۶/۰۲ | به شرح دفتر روزنامه | ۲,۰۰۰,۰۰۰ | ۱۴,۰۰۰,۰۰۰ | |||
| ۳ | ۱۳۹۵/۰۶/۰۳ | به شرح دفتر روزنامه | ۳,۰۰۰,۰۰۰ | ۱۱,۰۰۰,۰۰۰ | |||
| کپی مقادیر از مجله (از هر ستون استفاده کنید) | ستون های تراز و مساوی (از یکی از این دو استفاده کنید) | ||||||
مهم: اطلاعات وارد شده در دفتر کل همیشه از آنچه قبلاً در دفتر روزنامه عمومی است کپی می شود.
ارسال کردن چرخه حسابداری
فرآیند کپی کردن از دفتر روزنامه به دفتر کل، ارسال نامیده می شود. این یک خط در یک زمان از دفتر روزنامه انجام می شود. در اینجا دستورالعمل های گام به گام برای انجام این کار وجود دارد.
۱. نام حساب را در خط اول دفتر روزنامه یادداشت کنید. آن حساب دفتر کل را پیدا کنید.
۲. تاریخ را از دفتر روزنامه به اولین ردیف خالی دفتر کل کپی کنید.
۳. در این مرحله ستون آیتم را در دفتر کل خالی بگذارید.
۴. مبلغ را در خط اول دفتر روزنامه و ستونی که در آن قرار دارد یادداشت کنید.
۵. این مقدار را در همان ستون دفتر کل در همان خطی که تاریخ را وارد کرده اید کپی کنید.
۶. موجودی در حال اجرا حساب را به روز کنید. موجودی قبلی در دو ستون آخر دفتر کل را در صورت وجود یادداشت کنید. بر اساس موقعیت یکی از موارد زیر را انجام دهید.
الف – در صورتی که موجودی قبلی وجود نداشته باشد و ورودی بدهکار است، همان مقدار را در ستون بدهکار موجودی وارد کنید.
ب – در صورتی که موجودی قبلی وجود نداشته باشد و ورودی بستانکار است، همان مقدار را در ستون موجودی بستانکار وارد کنید.
ج – اگر موجودی قبلی در ستون بدهکار و ورودی بدهکار باشد، دو مقدار را جمع کرده و کل را در ستون بدهکار موجودی وارد کنید.
د – اگر موجودی قبلی در ستون بدهی و ورودی بستانکار باشد، مبلغ بستانکار را از مانده کم کنید و مابه التفاوت را در ستون مانده بدهکار وارد کنید. *
ث – اگر موجودی قبلی در ستون بستانکار و ورودی بستانکار باشد، دو مقدار را جمع کرده و کل را در ستون بستانکار مانده وارد کنید.
و – اگر موجودی قبلی در ستون بستانکار و ورودی بدهکار باشد، مبلغ بدهکار را از مانده کم کرده و مابه التفاوت را در ستون بستانکار مانده وارد کنید. *
* توجه: تنها استثناء موارد فوق، موارد نادری است که یکی از محاسبات بالا به عدد منفی منجر شود. هیچ مقدار منفی نباید در دفاتر ثبت شود. در عوض، موجودی در ستون تعادل مقابل ظاهر می شود.
۷. به دفتر روزنامه برگردید و یک “x” یا علامت را در ستون عطف وارد کنید تا نشان دهد که شما آن آیتم خط را ارسال کرده اید.
۸. این فرآیند را برای خط بعدی در دفتر روزنامه تکرار کنید.
هر بار که یک حساب در یک خط در مجله ظاهر می شود، مبلغ آن در ستون مناسب در دفتر حساب آن حساب کپی می شود. مجموع در حال اجرا برای هر حساب نگهداری می شود و هر بار که مبلغی پست می شود به روز می شود.
نتیجه گیری
همانطور که مشاهده می کنید این عملیات طبق تعریف حسابداری مراحلی را برای طی کردن فرایند چرخه حسابداری طی می شود که تا اینجا قسمت شناسایی و طبقه بندی و ثبت و ارسال اطلاعات را به دفاتر حسابداری به طور مختصر تشریح دادیم و در ادامه نحوه انتقال و تهیه گزارشات مالی جهت استفاده کنندگان را توضیح میدهیم .
شما نیز می توانید با دنبال کردن مباحث ما بیشتر با فنون و قواین حسابداری آشنا می شوید.
