تجزیه سنی حسابهای دریافتنی

تجزیه سنی حسابهای دریافتنی ابزاری مدیریتی است که توسط حسابداران برای ارزیابی حساب های دریافتنی و شناسایی بی نظمی های موجود استفاده می شود.

تجزیه سنی حسابهای دریافتنی چیست؟

تجزیه سنی حسابهای دریافتنی یک تکنیک مدیریت پول نقد است که توسط حسابداران برای ارزیابی حساب های دریافتنی یک شرکت و شناسایی بی نظمی های موجود استفاده می شود. روش قدیمی، مطالبات دریافتنی را بر اساس مدت زمانی که یک فاکتور سررسید شده است، دسته بندی می کند، تا مشخص کند کدام مشتریان را به آژانس های مجموعه ارسال کنند، چه کسانی را برای پیگیری فاکتورها هدف قرار دهند و کدام حساب ها ممکن است کاملا غیرقابل وصول باشند، بنابراین نیاز به نوشتن دارد.

اهمیت تجزیه سنی حسابهای دریافتنی

• اندازه گیری مطالبات غیر قابل وصول
• رویکردهای روش ایجاد ذخیره برای مطالبات مشکوک الوصول
• تجزیه سنی بدهکاران
• استفاده از نرم افزارهای حرفه ای حسابداری در ارزشیابی مطالبات
• ذخیره مطالبات مشکوک الوصول از دیدگاه قانون

گزارش های تجزیه سنی حساب های دریافتنی

گزارش تجزیه اطلاعاتی را در مورد مطالبات خاص بر اساس سن فاکتورها ارائه می دهد. این به تیم مدیریت یک مرور تاریخی از پرتفوی دریافتنی های شرکت می دهد. فاکتورهای معوق را بر اساس مدت زمانی که سررسید و پرداخت نشده است، گروه بندی می کند.

دسته بندی های اصلی گزارش تجزیه حساب های دریافتنی

• جاری: فاکتورهایی که معمولاً ظرف ۰ تا ۳۰ روز سررسید می شوند.
• ۳۱-۶۰ روز: فاکتورهایی که ۳۱ تا ۶۰ روز از تاریخ سررسید آنها گذشته است.
• ۶۱-۹۰ روز: فاکتورهایی که ۶۱ تا ۹۰ روز از تاریخ سررسید آنها گذشته است.
• بیش از ۹۰ روز: فاکتورهایی که بیش از ۹۰ روز از تاریخ سررسید آنها گذشته است.

مثال تجزیه سنی حسابهای دریافتنی

مثال) جدول تجزیه سنی بدهکاران شرکت نگین بشرح ذیل می باشد:

ایجاد یک گزارش قدیمی برای حساب های دریافتنی، مشتریان پرداخت نشده و یادداشت های اعتباری را بر اساس محدوده تاریخ، مانند سررسید ظرف ۳۰ روز، سررسید گذشته ۳۱ تا ۶۰ روز، و سررسید گذشته ۶۱ تا ۹۰ روز مرتب می کند. گزارش تجزیه سنی هر فاکتور را بر اساس تاریخ و شماره مشخص می کند. مدیریت از این اطلاعات برای کمک به تعیین سلامت مالی شرکت استفاده می کند و برای اینکه ببیند آیا شرکت ریسک اعتباری بیشتری نسبت به توان خود دارد یا خیر.

استفاده مدیریت از تجزیه سنی حساب های دریافتنی

در زیر چند روش وجود دارد که مدیریت شرکت می تواند از گزارش تجزیه سنی حساب های دریافتنی استفاده کند:

شیوه های جمع آوری

یکی از راه‌هایی که مدیریت می‌تواند از تجزیه سنی حساب‌های دریافتنی استفاده کند، تعیین اثربخشی عملکرد مجموعه‌های شرکت است. اگر گزارش قدیمی تعداد زیادی از مطالبات قدیمی را نشان دهد، به این معنی است که شیوه های وصول شرکت ضعیف است.

برخی از مشتریان تمایل دارند فاکتورهای خود را در زمان سررسید پرداخت نکنند و ممکن است برای تسویه موجودی معوق خود تا دومین و سومین یادآوری فاکتور صبر کنند. اگر برخی از مشتریان برای تسویه فاکتورهای معلق بیش از حد طول می کشند، شرکت باید شیوه های وصول را بررسی کند تا بدهی های معوق را بلافاصله پس از سررسید آنها پیگیری کند.

این گزارش همچنین به عنوان مبنایی برای مدیریت برای تعدیل دوره اعتبار برای مشتریان و تشویق مشتریان برای تسویه بدهی های معوق خود با دادن تخفیف های نقدی برای پرداخت های اولیه عمل می کند.

ریسک اعتباری

گزارش تجزیه سنی حساب های دریافتنی همچنین می تواند نشان دهد که چه مشتریانی در حال تبدیل شدن به یک ریسک اعتباری برای شرکت هستند. اگر بدهکاران قادر به پرداخت صورتحساب های خود نباشند، حساب های دریافتنی قدیمی، شرکت را در معرض خطر بیشتری قرار می دهد.

اگر گزارش نشان دهد که برخی از مشتریان نسبت به سایرین کندتر پرداخت می‌کنند، شرکت ممکن است تصمیم بگیرد سیاست صورت‌حساب خود را بازبینی کند یا تجارت با مشتریانی را که دائماً دیر پرداخت می‌کنند متوقف کند. مدیریت همچنین ممکن است ریسک اعتباری خود را با استانداردهای صنعت مقایسه کند تا مشخص کند که آیا ریسک اعتباری بیش از حدی را متحمل می شود یا اینکه آیا این ریسک در محدوده مجاز عادی در صنعت خاص است.

کمک هزینه بدهی های معوق

مدیریت همچنین ممکن است از گزارش تجزیه سنی برای برآورد بدهی های بد احتمالی در طول دوره گزارش استفاده کند. مدیریت درصدی از مبلغ دلار فاکتور را که به بدهی بد در هر دوره تبدیل می‌شود، ارزیابی می‌کند و سپس این درصد را در گزارش‌های قدیمی دوره جاری اعمال می‌کند.

به عنوان مثال، فرض کنید که شرکت نگین برای دوره ۰ تا ۳۰ روزه ۱٪ کمک هزینه بدهی بد و ۳٪ کمک هزینه بدهی های بد را در دوره ۳۱ تا ۶۰ روزه می دهد. در دوره جاری، این شرکت ۱۰۰.۰۰۰ ریال حساب دریافتنی در دوره ۰ تا ۳۰ روزه و ۵۰.۰۰۰ ریال حساب دریافتنی را در دوره ۳۱ تا ۶۰ روزه گزارش می دهد. این بدان معناست که کمک هزینه بدهی های بد بر اساس محاسبه زیر ۲.۵۰۰ ریال است:

کمک هزینه برای بدهی های بد = [(۱۰۰,000x 1%) + (50,000x 3%)]

= 1.۰۰۰ ریال + ۱.۵۰۰ ریال

= 2.۵۰۰ ریال

گزارش تجزیه سنی حساب های دریافتنی

گزارش قدیمی برای نشان دادن فاکتورهای فعلی مشتری و تعداد روزهایی که فاکتورها معوق بوده اند استفاده می شود. اگر خط‌مشی صورت‌حساب شرکت این باشد که به مشتریان اجازه دهد برای محصولات و خدمات در آینده پرداخت کنند، گزارش قدیمی به شرکت اجازه می‌دهد تا فاکتورهای مشتریان و زمان سررسید آنها را پیگیری کند.

گزارش قدیمی همچنین مجموع صورتحساب‌های سررسید هر مشتری را هنگام گروه‌بندی بر اساس سن فاکتور نشان می‌دهد. شرکت باید یک بار در ماه یک گزارش تجزیه سنی تهیه کند تا مدیریت از صورت‌حساب‌هایی که سررسید می‌شوند مطلع شود. سپس آنها می توانند به مشتریان از فاکتورهایی که تاریخ سررسید آنها گذشته است اطلاع دهند.

نتیجه گیری

همانطور که در بالا اشاره شد، تجزیه سنی حسابهای دریافتنی یک تکنیک مدیریت پول نقد است که توسط حسابداران برای ارزیابی حساب های دریافتنی یک شرکت و شناسایی بی نظمی های احتمالی استفاده می شود.
همچنین تجزیه سنی حسابهای دریافتنی را بر اساس مدت زمانی که یک صورتحساب سررسید شده است طبقه بندی می کند و به شرکت نشان می دهد که چه زمانی به طور بالقوه نسبت به صورت حساب پرداخت نشده اقدام کند.
از طرفی مدیریت همچنین ممکن است از گزارش تجزیه سنی برای کمک به تنظیم سیاست های اعتباری و نظارت بر کیفیت اعتبار مشتری استفاده کند.
اگرچه گزارش تجزیه سنی حساب های دریافتنی به تیم مدیریت کمک می‌کند تا وضعیت مالی شرکت را ردیابی کند، اما بسته به زمانی که گزارش تجزیه سنی حساب های دریافتنی تولید می‌شود، ممکن است اطلاعات گمراه‌کننده‌ای ارائه کند.
اکثر شرکت ها در پایان ماه صورت حساب مشتریان خود را صادر می کنند و گزارش تجزیه سنی چند روز بعد ایجاد می شود. این به این معنی است که گزارش فاکتورهای ماه قبل را به‌عنوان تاریخ سررسید گذشته نشان می‌دهد، در حالی که در واقع، برخی از آنها می‌توانستند مدت کوتاهی پس از ایجاد گزارش تجزیه سنی پرداخت شده باشند.
همچنین، تهیه گزارش قبل از پایان ماه، مطالبات کمتری را نشان می‌دهد در حالی که در واقعیت، مطالبات معلق بیشتری وجود دارد. مدیریت باید شرایط اعتبار خود را با دوره های گزارش های قدیمی مطابقت دهد تا ارائه دقیق حساب های دریافتنی را ارائه دهد.