هزینه حقوق و دستمزد

هزینه دستمزد هزینه ای است که شرکت ها برای پرداخت ساعتی به کارمندان متحمل می شوند. این مورد ممکن است شامل مالیات بر حقوق و مزایای پرداختی به کارکنان نیز باشد. هزینه دستمزد ممکن است به عنوان یک قلم ردیف در قسمت هزینه صورت سود و زیان ثبت شود. این یک نوع هزینه متغیر است.

به عبارتی دیگر هزینه حقوق و دستمزد، به مبلغی اشاره دارد که یک سازمان به عنوان پاداش یا مزایای نقدی یا غیرنقدی به کارکنان خود پرداخت می‌کند. این هزینه شامل مبالغی است که به عنوان حقوق پایه، پاداش، عیدی، بیمه، مزایای بازنشستگی و سایر مزایا و مزایای غیرنقدی مثل بیمه سلامت، تامین اجتماعی و مسکن به کارکنان پرداخت می‌شود.
مدیریت هزینه حقوق و دستمزد از اهمیت بسزایی برخوردار است، زیرا این هزینه بخش عمده‌ای از هزینه‌های سازمان را تشکیل می‌دهد و تأثیر زیادی بر بودجه و سودآوری سازمان دارد. برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی، پرداخت، گزارش‌دهی و اعمال مقررات و قوانین مرتبط با حقوق و دستمزد از جمله نکات کلیدی در مدیریت این هزینه است.

مزایای مدیریت هزینه حقوق و دستمزد

از مزایای مدیریت هزینه حقوق و دستمزد می‌توان به بهبود انصاف و برابری در پرداخت حقوق و دستمزد به کارکنان، جذب و نگه‌داشت کارمندان با استفاده از سیاست‌های پاداش‌دهی مناسب، کاهش خطاها و اشتباهات در محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد، رضایتمندی کارکنان و بهبود روابط کاری، رفع تضادها و تعارضات مرتبط با حقوق و دستمزد، تمامیت و صحت اطلاعات مالی و گزارش‌های مالی، و انطباق با قوانین و مقررات مالیاتی و کاری اشاره کرد.

نحوه کار هزینه حقوق و دستمزد

هزینه حقوق و دستمزد گاهی توسط بخش گزارش می شود و به احتمال زیاد به طور جداگانه برای بخش هزینه های تولید گزارش می شود. این بخش اغلب با بیشترین کارمندان ساعتی است. از سوی دیگر، هزینه های دستمزد کارگران تولیدی ممکن است در اقلام بهای تمام شده کالای فروخته شده در صورت سود و زیان لحاظ شود.

هزینه حقوق و دستمزد بسته به تعداد روزهای کاری دوره و مقدار اضافه کاری که باید پرداخت شود از یک دوره به دوره دیگر متفاوت است. روزهای کاری ماه به ماه متفاوت است و ممکن است تحت تأثیر تعداد تعطیلات در طول دوره باشد.

همچنین، هزینه حقوق و دستمزد در طول فصل های سال تعطیلات ممکن است بیشتر باشد زیرا شرکت‌ها کارگران بیشتری را برای پاسخگویی به افزایش تقاضا برای خرید استخدام می‌کنند. پس از فصل تعطیلات، شرکت‌ها ممکن است تعداد کارگران خود را در زمانی که تجارت شلوغ نیست و نیاز به کارگران اضافی از بین رفته است، کاهش دهند.

حسابداری هزینه حقوق و دستمزد

بر اساس روش حسابداری تعهدی، هزینه های دستمزد بر اساس زمان انجام کار ثبت می شود. در مقابل، در روش حسابداری نقدی، هزینه حقوق و دستمزد در زمان پرداخت ها ثبت می شود.

دستمزد قابل پرداخت خطی است که مشخص می کند چه مقدار دستمزد به کارگران بدهکار است اما هنوز پرداخت نشده است. این یک حساب بدهی است. هنگامی که هزینه دستمزد ثبت می شود، بدهی به حساب هزینه های دستمزد است که تا زمانی که دستمزد به کارگر پرداخت شود، نیاز به اعتبار به حساب پرداختنی دستمزد به همان میزان دارد.

دستمزد معمولاً در دوره پرداخت پس از دوره ای که کار انجام شده است به کارگر پرداخت می شود، بنابراین همیشه تأخیر وجود دارد که در حساب پرداخت دستمزد منعکس می شود. هزینه دستمزد یک حساب هزینه است که در صورت سود و زیان ظاهر می شود در حالی که حساب پرداختنی دستمزد یک حساب بدهی است که در ترازنامه ظاهر می شود.

هزینه دستمزد در مقابل هزینه حقوق

دستمزد و حقوق دو مفهوم دوگانه است اغلب به جای یکدیگر استفاده می شوند، اما آنها به انواع مختلف پرداخت برای استخدام اشاره دارند. دستمزدها اغلب به حقوق ساعتی اشاره دارد. کارگر در هر ساعت برای مقدار مشخصی از ساعات در هفته حقوق دریافت می کند. اگر آنها از مقدار تعیین شده ساعت عبور کنند، معمولاً اضافه کاری به آنها پرداخت می شود. حقوق اضافه کاری گاهی اوقات می تواند بیشتر از حقوق ساعتی معمولی باشد. گاهی اوقات ۱.۵ برابر حقوق ساعتی.

حقوق به مقدار مشخصی از پرداخت اطلاق می شود که در طول سال تغییر نمی کند و معمولاً به عنوان مبلغ سالانه به جای ساعتی ذکر می شود. در مشاغل حقوقی، میزان ساعات کار مشخصی وجود ندارد، بنابراین اگر فرد ۴۰ ساعت در هفته یا ۶۰ ساعت در هفته کار کند، تفاوتی در حقوق وجود ندارد.

اصول و چالشها و راهکارهای هزینه حقوق و دستمزد

1. سند ثبت حسابداری هزینه حقوق و دستمزد
2. اثر جرائم و خسارات در سند هزینه حقوق و دستمزد
3. نحوه ثبت مساعده یا علی الحساب
4. کاربرد سامانه های مالیات حقوق و بیمه تامین اجتماعی گزارشات حقوق و دستمزد

۱. سند ثبت حسابداری هزینه حقوق و دستمزد

سند حسابداری هزینه حقوق و دستمزد از دو بخش شناسایی هزینه های حقوق و دستمزد و پرداخت آن تشکیل شده است . اقلام حقوق و دستمزد مستمر (اقلام مندرج در حکم کارکنان) بصورت هزینه در گروه حساب هزینه ها، حساب کل حقوق و دستمزد کارکنان ، معین حقوق و دستمزد مستمر و اقلام غیر مستمر پرداختی به کارکنان در گروه حساب هزینه ها، حساب کل حقوق و دستمزد کارکنان ، معین حقوق و دستمزد غیر مستمر ثبت می گردد. در صورتی که شرکت به صورت پروژه ای فعالیت می کند، باید تمامی هزینه ها را به گونه ای در اسناد حسابداری ثبت کرد، که بتوان به صورت تفکیک هر پروژه و به صورت تجمیعی از کل پروژه ها بدست آورد. بدین منظور لازم است هنگام ثبت سند حسابداری بخش حسابهای پرداختنی حقوق و دستمزد به تفصیلی پرسنل و به تفکیک پروژه ثبت گردد. این نوع ثبت اسناد گزارشات دقیقی درخصوص تخصیص حقوق و دستمزد به هر پروژه می دهد.

هر کارفرما در موسسه خود در انتهای هر ماه باید هزینه حقوق و دستمزد را در موسسه خود شناسایی کند. حتی اگر به دلیل مشکلات مالی موسسه پرداخت حقوق و دستمزد با تاخیر انجام شود به هرحال بایستی این سند در انتهای هر ماه شناسایی و ثبت شود.

ثبت سند حقوق و دستمزد و شناسایی هزینه حقوق و دستمزد به صورت کلی به شکل زیر است:

الف) ثبت بدهکار سند حقوق و دستمزد

پارامتر های حقوق بر اساس هر شرکت متفاوت است. پارامتر های مشترک بین واحدهای تجاری‌شامل، حقوق پایه، حق مسکن، حق اولاد، اضافه کار، نوبت کاری و … می باشد.
تعریف این پارامتر ها در حسابداری بصورت معین در سرفصل کل هزینه حقوق و دستمزد صورت می گیرد. بنا به تشخیص حسابدار؛ این پارامتر ها ممکن است بصورت تجمیع چند پارامتر در یک معین نیز ثبت گردد.
بخشی دیگر از این هزینه ها، بیمه سهم کارفرما و بیمه بیکاری می باشد که شامل ۲۳ درصد حقوق مشمول بیمه است. پس در طرف بدهکار داریم:

قسمت بدهکار در ثبت سند حقوق و دستمزد شامل موارد زیر است:

• هزینه حقوق کار انجام شده یا حقوق پایه
• هزینه ماموریت
• بن کارگری و حق خواروبار
• اضافه کار
• هزینه حق مسکن
• حق اولاد
• حق ایاب و ذهاب
• ۲۰% بیمه سهم کارفرما و ۳% بیمه بیکاری یا ۲۳ درصد بیمه سهم کارفرما

ثبت بستانکار سند حقوق و دستمزد

قسمت بستانکار در ثبت سند حقوق و دستمزد شامل موارد زیر است:

یکی از موارد در ثبت سند حقوق و دستمزد برای بستانکار مطالبات کارکنان است که  از جمله این موارد می‌توان به  مساعده‌های دریافتی و علی الحساب‌ها و غیره اشاره کرد، همان مبلغ در حساب‌های دریافتنی قسمت حقوق و دستمزد به صورت بستانکار ثبت سند می‌شود.

از دیگر موارد قسمت بستانکاران می‌توان به سایر بستانکاران اشاره کرد؛ از جمله بستانکاران تجاری و غیر تجاری عبارتند از:

اداره دارایی: که به میزان مبلغ کسورات حقوق پرداخت می‌شود.

اداره تامین اجتماعی: که  به جمع مبالغ ۷% سهم بیمه شده، ۳% بیمه بیکاری پرداخت می‌شود.

در این موارد ذکر شده باید معافیت بیمه‌ای محاسبه شود.

به عنوان مثال می‌توان اشاره کرد که  یک سهامدار شرکت از بیمه بیکاری معافیت دارد و ۲۰% سهم کارفرما در معین حساب‌ها با سر فصل اداره دارایی و اداره تامین اجتماعی در زیر مجموعه حساب کل بستانکاران غیر تجاری – دولتی ثبت می‌گردد.

ب) ثبت بستانکار سند حسابداری حقوق و دستمزد

در قسمت بستانکار سند حقوق و دستمزد؛ مطالبات ازکارکنان (از جمله مساعده ها و علی الحساب ها و … ) که به مبلغ حقوق در سر فصل کل حساب های دریافتنی بستانکار می شود و سایر حسابهای پرداختنی ( از جمله بستانکاران تجاری و غیر تجاری ) که سازمان امور مالیاتی (به مبلغ کسورات حقوق) و اداره تامین اجتماعی ( به جمع مبالغ ۷% سهم بیمه شده، ۳% بیمه بیکاری ) البته معافیت بیمه ای نیز می بایست مد نظر قرارداده شود و سایر حسابهای پرداختنی به تفصیلی کارکنان که مابه التفاوت قابل پرداخت به هر پرسنل می باشد، درج می گردد.

بابت شناسایی حقوق و دستمزد

شرح	مبلغ بدهکار	مبلغ بستانکار
هزینه حقوق ودستمزد- حقوق پایه	×××
هزینه حقوق ودستمزد- اضافه کاری	×××
هزینه حقوق ودستمزد- حق مسکن	×××
هزینه حقوق ودستمزد- خواروبار	×××
هزینه حقوق ودستمزد- بیمه سهم کارفرما	×××
سایرحسابهای پرداختنی- بیمه پرداختنی		×××
سایرحسابهای پرداختنی- مالیات پرداختنی		×××
سایرحسابهای پرداختنی- حقوق پرداختنی		×××

بابت پرداخت حقوق و دستمزد و پرداخت سایر بدهی ها

حسابدار موسسه باید طبق قوانین بیمه تامین اجتماعی که در ابتدای هر سال منتشر می‌شود حق بیمه تامین اجتماعی کارکنان را به اداره تامین اجتماعی پرداخت کند. این حق بیمه دارای دو قسمت است:

1. حق بیمه سهم کارفرماکه 23%  از درآمدِ دارای مشمولیت بیمه است و توسط کارفرما باید پرداخت شود.
2. حق بیمه سهم کارگر که ۷% از درآمدِ دارای مشمولیت بیمه است و کارفرما از حقوق پرسنل کسر می‌کند.

 ثبت کسورات حقوق ودستمزد

در حقوق و دستمزد از کل مبلغ دریافتی مبلغی را تحت عنوان کسورات حقوق و دستمزد، کسر می‌کنند. به عنوان مثال چند مورد از کسورات حقوق و دستمزد به شرح زیر است:

• مالیات پرداختنی
• بیمه عمر کارکنان
• بیمه حقوق
• حق بازنشستگی کارکنان
• وام صندوق‌های دریافتی کارکنان از موسسه

سایر مزایای حقوق و دستمزد

در موسسات و شرکت‌ها در کنار حقوق و دستمزد ثابت معمولاً مزایای دیگر کاری به کارکنان پرداخت می‌شود که عبارتند از:

• فوق العاده‌های مختلف کاری
• بن‌های مختلف خوراک و پوشاک در مناسب‌های مختلف
• فوق العاده محیط کاری برای شغل هایی که در محل‌های نامناسب اب و هوایی یا جغرافیایی هستند.
• حق اولاد و جوایز مربوط به فرزندان
• فوق العاده جذب
• حق مسکن
• بیمه عمر پرداختی به کارکنان
• صندوق‌های مختلف پس انداز در موسسه
• بیمه و مزایای مربوط به جانبازی و ایثارگری
• پاداش قسمتی از سود شرکت
• و غیره

بابت پرداخت حقوق و دستمزد و پرداخت سایر بدهی ها

شرح	مبلغ بدهکار	مبلغ بستانکار
سایرحسابهای پرداختنی- بیمه پرداختنی	×××
سایرحسابهای پرداختنی- مالیات پرداختنی	×××
سایرحسابهای پرداختنی- حقوق پرداختنی	×××
موجودی نقد – بانکها		×××

معادله حقوق و دستمزد

جمع هزینه حقوق = مبلغ قابل پرداخت به کارکنان + مالیات + حق بیمه + بیمه تکمیلی

 2- اثر جرائم و خسارات در سند حقوق و دستمزد

در محاسبات حقوق، بخشی از کسورات بابت جرائم و خسارات ناشی از عملکرد کارکنان می‌باشد.این جرائم، توسط کارفرما پرداخت نمی شود و در نتیجه بعنوان هزینه ثبت نمی گردد.
جهت ثبت در سند حسابداری، جرائم باید بصورت بستانکار در سر فصل مجزا ثبت شودکه رقم کاهنده حقوق و دستمزد پرداختنی است.

۳- نحوه ثبت مساعده یا علی الحساب

پرداخت مساعده یا علی الحساب اثری بر میزان هزینه حقوق ودستمزد در ثبت حسابداری ندارد. این مبلغ، قبلا توسط کارفرما پرداخت شده و میزان هزینه حقوق کارفرما را تغییر نمی دهد اما از مبلغ قابل پرداخت کسر می شود.
برای ثبت پرداخت مساعده ، سایر حسابهای دریافتنی – مساعده کارکنان –تفصیلی کارکنان ، بدهکار شده و بانک بستانکار می گردد.
درهنگام صدور سند شناسایی حسابداری ، سایر حسابهای دریافتنی – مساعده کارکنان – تفصیلی کارکنان، بستانکار شده و مابه التفاوت مانده بستانکاری درصورت عدم وجود جرائم و سایر کسورات ، به حساب کارکنان ثبت می گردد.

اضافه کاری

افراد شاغل، روزانه ۴۴ ساعت درهفته را بر اساس قانون کار، درچارچوب قراردادکاری خود به وظایف محوله کارفرما مشغول می باشند. در مواقعی مانند افزایش حجم کار، درصورت درخواست کارفرما ؛ اگر بیش از ۴۴ ساعت درهفته را در محل کار حضور داشته باشند، در اصطلاح تحت عنوان اضافه کاری شناسایی می گردد.
ضمناً، حکم ماده ۶۲ قانون کار در زمینه اجباری بودن تعطیل یک روز معین در ایام مأموریت نیز نافذ و جاری می باشد.
به بیان دیگر؛ اگر در کارگاه؛ پرداخت اضافه کار روال باشد ، در صورت انجام کار اضافی در خارج از ساعات کار عادی در حین ماموریت با توافق کارفرما، اضافه کاری نیز محاسبه و پرداخت می‌گردد.
عدم محاسبه حق ماموریت برای کسانی که ماهیت شغلشان سفر است
کسانیکه از بدو استخدام و مطابق با قرارداد کار اولیه یا اقتضای شغل در حوزه فعالیت کارگاه بکار اشتغال و به این صورت شرایط کار مورد عمل را پذیرفته اند، رفت و آمد آنان در محدوده حوزه فعالیت کارگاه مشمول مأموریت موضوع ماده ۴۶ قانون کار تلقی نمی شود.
بدیهی است چنانچه در این زمینه از قبل وجهی به کارگران پرداخت می شده است؛ کما کان رویه معمول کارگاه به قوت خود باقی خواهد بود.

۴- کاربرد سامانه های مالیات حقوق و بیمه تامین اجتماعی گزارشات حقوق و دستمزد

به واسطه حساسیت محاسبات حقوق و دستمزد در سازمانها و واحدهای تجاری، بهترین و مطمئن ترین روش برای افزایش دقت و سرعت دراین فرآیند، استفاده از نرم افزارهای مالیات حقوق و بیمه تامین اجتماعی گزارشات حقوق و دستمزد که امروزه با پیشرفت علم می توان با استفاده از یک نرم افزار حسابداری کارا در یک سیستم خروجی هر یک از فایل های مالیات حقوق و تامین اجتماعی را جهت سامانه های مزبور استخراج کرد.