مهمترین ثبت های حسابداری در هنگامی که کسب و کار خود را راه اندازی می کنید، بیشتر وقت و انرژی خود را صرف عملیات های روزمره و بیرونی می کنید تا کسب و کار خود را توسعه دهید. اما برای رشد و موفقیت بلندمدت، باید درک کاملی از امور مالی کسب و کار خود داشته باشید.

ثبت های حسابداری کلیه اسناد و دفاتر مربوط به تهیه صورتهای مالی یا سوابق مربوط به حسابرسی و بررسی های مالی است.مهمترین ثبت های حسابداری شامل ثبت های دارایی ها و بدهی ها، رویدادهای های پولی، دفاتر روزنامه و کل و هر گونه اسناد پشتیبانی مانند چک و صورتحساب می باشد.

در پایان این مقاله همه چیز را در مورد مهمترین ثبت های حسابداری فرا می گیرید، پس در ابتدا به مفاهیم اساسی در مورد این موضوع بپردازیم با ما همراه باشید.

سند حسابداری

سند حسابداری و اسناد و مدارک مثبته

شناخت اسناد و مدارک مثبته اولین قدم در مسیر ثبت های حسابداری محسوب می شود. این اسناد رویدادهای مالی که باید ثبت شوند را توضیح می دهند. فاکتور فروش، رسید بانکی یا هر سند دیگری که نشان دهنده یک رویداد مالی باشد نمونه هایی از اسناد و مدارک مثبته هستند.

سند حسابداری مفهوم دیگری است که باید از آن شناخت داشته باشید. اسناد حسابداری برگه هایی هستند که اطلاعاتی درباره یک یا چند رویداد مالی ارائه می کننند. اطلاعاتی که به عنوان ثبت های حسابداری تنظیم می شوند از این سندهای حسابداری برداشت می شوند. سند حسابداری در گذشته به صورت دستی انجام می گرفت اما اکنون این کار در نرم افزار حسابداری انجام می شود.

پیش فرض های بنیادین مهمترین ثبت های حسابداری

قواعد و قوانینی عموماً برای وادار کردن نهادهای حسابداری و شرکت های حسابداری به نگهداری سوابق حسابداری برای یک دوره زمانی مشخص وضع شده اند. در ایران معمولا از شرکت‌های حسابداری می‌خواهند که سوابق حاصل از حسابرسی و بررسی‌ها را حداقل به مدت ده سال حفظ کنند و هر گونه سوابقی را که نتیجه‌های حسابرسی را تأیید می‌کند یا در مورد آن تردید ایجاد می‌کند، حفظ کنند.

هیچ توافق جهانی در مورد اینکه مجموعه اسناد تجاری مجموعه ای جامع از سوابق حسابداری را شامل می شود، وجود ندارد. سوابق حسابداری را می توان به عنوان یک اصطلاح جامع در نظر گرفت. احزاب مختلف، مانند طلبکاران، سرمایه گذاران سهام، یا گروه های علاقه مند به حاکمیت شرکتی، اولویت های متفاوت و اغلب رقابتی خواهند داشت. خواسته ها یا ترجیحات آنها برای اسناد به طور مداوم تغییر خواهد کرد.

در نقاط مختلف چرخه اقتصادی یا تجاری، طرفین درخواست کننده سوابق حسابداری، درخواست خود را برای اطلاعات بر اساس موقعیت در یک چرخه تغییر می دهند. به عنوان مثال، در شروع یک رشد در یک چرخه تجاری، درخواست برای صورت های مالی ممکن است قوی باشد، زیرا سرمایه گذاران سهام صعودی هستند. در مقابل، در طول یک چرخه تجاری، اعتباردهندگان ممکن است به جزئیات بیشتری در مورد اقلام ترازنامه نیاز داشته باشند، زیرا آنها برای اعطای اعتبار مرددتر می شوند.

به طور خلاصه، سوابق حسابداری و حتی روش های حسابداری به طور مداوم در حال تکامل هستند تا با ماهیت در حال تغییر تجارت و تقاضاهای اطلاعاتی فعالان بازار علاقه مند همگام شوند.

انواع سوابق حسابداری

سوابق حسابداری به طور کلی به دو صورت یکبار ورود و دو ورودی وجود دارد. با نام آن، یک ورودی روش بسیار ساده‌تری است که برای عملیات‌های کوچکتر بهتر عمل می‌کند. روش دو طرفه پیچیده تر است و برای هر معامله ای که یک تجارت انجام می دهد به دو ورودی، یک بدهکار و یک بستانکار نیاز دارد. هدف تعادل دفاتر و حساب کردن جابجایی پول نقد از طریق یک سازمان است. این در درجه اول در شرکت های بزرگتر انجام می شود، که به تشخیص خطاها و تقلب های احتمالی کمک می کند.

انواع خاصی از سوابق حسابداری که بررسی می شوند شامل معاملات، دفتر روزنامه، دفاتر کل، مانده های آزمایشی و صورت های مالی یک شرکت است.

معاملات و رویدادهای مالی

رویدادهای مالی نقطه شروع هر ثبت حسابداری است. این کاتالیزور کل فرآیند است که نشان می‌دهد هر کالایی که یک تجارت خریداری یا فروخته شده، مستهلک شده و غیره است.

دفتر روزنامه

دفاتر روزنامه تمام معاملات انجام شده توسط یک شرکت را ثبت می کنند. مجلات می توانند تمام معاملات یک شرکت را پوشش دهند یا دفاتر روزنامه مختلفی برای مناطق مختلف شرکت وجود داشته باشد. تنها ضرورت این است که دفاتر روزنامه به روز نگه داشته شوند و همه رویدادهای مالی ها به نحوی ثبت شوند.

دفتر کل

دفتر کل عبارت است از جابجایی معاملات در مجله به مکان های تعیین شده در دفتر کل که بر اساس نوع معامله مشخص می شود. این امر بررسی رویدادهای مالی و دسته بندی صحیح آنها را در تهیه تراز آزمایشی و در نهایت صورت های مالی آسان می کند.

ترازهای آزمایشی

تراز آزمایشی جمع تمام اعتبارات و بدهی ها در چرخه تجاری است. پس از تکمیل این مرحله، همه ورودی ها باید متعادل شوند. اگر این کار را انجام ندهند، این می‌تواند خطایی را که باید اصلاح شود یا تقلب احتمالی را نشان می‌دهد. تعیین قطع ارتباط بسیار مهم خواهد بود.

صورت های مالی

صورت مالی آخرین قطعه سندی است که اجزای سایر اسناد حسابداری را در بر می گیرد. صورت های مالی آن چیزی است که برای مشاهده در اختیار عموم و نهادهای نظارتی قرار می گیرد. تحلیلگران سرمایه گذاری می توانند صورت های مالی را بررسی کنند تا به نظرات خود در مورد شرکت برسند. نهادهای نظارتی می توانند اسناد حسابداری را که صورت های مالی از آن تهیه شده اند درخواست کنند تا درک عمیق تری از شرکت به دست آورند.

ثبت های حسابداری مالی همه صاحبان مشاغل به آن نیاز دارند

در حالی که اسناد مهم زیادی وجود دارد که باید برای کسب و کار خود نگهداری کنید، به طور خاص پنج سند مالی وجود دارد که می تواند واقعاً بر فرصت های فعلی و آینده شما تأثیر بگذارد.

ثبت های حسابداری یکی از مهمترین بخش های حسابداری دانست. تفاوتی ندارد که در کدام زیر شاخه از حسابداری (حسابداری صنعتی، حسابداری بازرگانی، حسابداری خدماتی و …) فعالیت داشته باشید، در هر صورت ثبت اسناد حسابداری در فعالیت های شما نقش خواهد داشت.

پنج سند مهم مالی کسب و کار کوچک را که همه صاحبان کسب و کار برای ردیابی و هدایت رشد باید ایجاد و درک کنند، کاوش کنید. وقتی از این اسناد مالی با هم استفاده می کنید، تصویری کامل و دقیق از سلامت کلی کسب و کار شما ارائه می دهند.

به همین دلیل است که این پنج سند مالی برای کسب و کار کوچک شما ضروری هستند
پنج سند کلیدی شامل صورت سود و زیان، ترازنامه، صورت جریان وجوه نقد، اظهارنامه مالیاتی و گزارش های قدیمی است.

وقتی این اسناد را به‌روزرسانی و نگهداری می‌کنید، می‌توانید سؤالات درستی بپرسید و پاسخ‌هایی را پیدا کنید که مختص کسب‌وکارتان است، مانند:

• آیا جریان درآمد کسب و کار شما ثابت است یا فروش و خدمات شما چرخه ای تر است؟
• آیا کسب و کار شما سودآور است، از بین می رود یا پول از دست می دهد؟
• کدام اقلام و خدمات بیشترین سود را ایجاد می کنند و کدام یک رهبر زیان هستند؟

اسناد مالی شما می‌تواند به شما کمک کند تا استراتژی‌های هوشمند و مبتنی بر داده‌ها را برای همه چیز، از مدیریت کارکنان و موجودی تا توسعه یا کاهش ضرر، توسعه دهید. می‌توانید ببینید که آیا، چگونه و چه زمانی سرمایه‌گذاری در تجهیزات جدید یا گرفتن وام برای پوشش بحران‌های جریان نقدی عاقلانه است یا خیر. به روز رسانی این مدارک نیز شما را بهتر برای درخواست آماده می کند

در بیشتر موارد، این اسناد از طریق نرم افزار حسابداری کسب و کار شما در دسترس هستند.

۱- صورت سود و زیان

صورت سود و زیان که به آن صورت درآمد نیز گفته می شود، برای ارزیابی وضعیت مالی فعلی و چشم انداز رشد شما استفاده می شود. صورت سود و زیان درآمدهای ایجاد شده توسط کسب و کار شما و هزینه های شما را در یک دوره زمانی خاص خلاصه می کند. هر چه پس از کسر هزینه ها باقی بماند، سود شماست. اگر هزینه های شما بیشتر از درآمد شما باشد، صورت سود و زیان شما زیان نشان می دهد.

برای کسب و کار شما غیرعادی نیست که در زمان‌های مختلف ضرر نشان دهد، مانند زمانی که محصول جدیدی را راه‌اندازی می‌کنید یا موقعیت مکانی خود را گسترش می‌دهید. با این حال، زیان مداوم یک “پرچم قرمز” است زیرا نشان می‌دهد که پول بیشتری نسبت به درآمد حاصل می‌شود. وقتی از وضعیت مالی خود مطلع هستید، می‌توانید این مسائل را زودتر پیدا کنید و به طور موثر به آنها رسیدگی کنید.

۲- صورت جریان وجوه نقد

آیا می دانستید که ۸۲ درصد از شکست های کسب و کارهای کوچک به دلیل مشکلات جریان نقدی است؟ بررسی منظم صورت جریان نقدینگی به حفظ کسب و کار شما در جنبه مثبت آن آمار کمک زیادی می کند.

در حالی که صورت سود و زیان پول ورودی و خروجی را برای یک زمان خاص نشان می دهد، صورت جریان نقدی بیشتر شبیه بودجه است. برای پیش بینی درآمد و هزینه های خارج شده در یک دوره زمانی – اغلب، حدود سه سال – استفاده می شود. این بیانیه معمولاً پول نقد حاصل از عملیات، سرمایه گذاری و تامین مالی شما را نشان می دهد.

کسب و کار شما دارای هزینه های ثابت و متغیری است که از پولی که کسب و کار شما تولید می کند پرداخت می شود. صورت جریان نقدی شما نشان می دهد که آیا می توانید این کار را به طور موثر انجام دهید یا خیر.

صورت جریان نقدی شما به شما کمک می کند تا برای سرمایه گذاری های روزانه و بلندمدت برنامه ریزی کنید
به صاحبان، وام دهندگان و سرمایه گذاران کسب و کار شما ایده ای از وضعیت نقدی شما می دهد. زمانی که برای وام درخواست می کنید، یک وام دهنده وضعیت جریان نقدی شما را بررسی می کند. این به آن‌ها نشان می‌دهد که آیا جریان نقدی کافی برای پوشش بدهی‌هایی که می‌خواهید بپردازید، علاوه بر بدهی‌های موجود دارید یا خیر.

۳- ترازنامه

ترازنامه کسب و کار شما نشان می دهد که کسب و کار شما در یک مقطع زمانی خاص چگونه کار می کند – برای مثال، فصل به سه ماه یا سال به سال. در ترازنامه خود یک معادله ساده پیدا خواهید کرد: دارایی های کسب و کار شما = بدهی های تجاری شما + حقوق صاحبان سهام.

دارایی ها می توانند کوتاه مدت باشند، مانند پول در حساب جاری کسب و کار شما و
موجودی که انتظار دارید به سرعت آن را برگردانید. آنها همچنین می توانند دارایی های بلند مدت مانند املاک و مستغلات و تجهیزات اصلی باشند. به طور مشابه، بدهی ها از بدهی های کوتاه مدت مانند هزینه های تولید کالاهای جاری و بدهی های بلندمدت مانند وام های تجاری تشکیل شده است. حقوق صاحبان سهام شما وجه نقد سرمایه گذاری شده توسط شما یا سرمایه گذاران و همچنین سود انباشته است.

۴- اظهارنامه مالیاتی

احتمالاً قبل از اینکه کسب و کار خود را باز کنید با اظهارنامه های مالیاتی آشنا بوده اید زیرا آنها را به عنوان فردی ثبت کرده اید. هنگامی که یک کسب و کار را اداره می کنید، بسیار مهم است که با مالیات های کسب و کار خود و همچنین هر گونه مالیات شخصی که ممکن است به طور جداگانه متعهد به آن باشید، همراه باشید.

فرم مالیاتی که ارسال می کنید به نوع نهاد تجاری شما بستگی دارد و تأثیرات مالیات بر درآمد متفاوتی برای هر کدام اعمال می شود. در حالی که یک حسابدار یا سایر متخصصان مالیاتی ممکن است مالیات شما را ثبت کنند، مهم است که اظهارنامه خود را نیز بررسی کنید. این اطلاعات حاوی اطلاعاتی است که می تواند به شما و تیم مالی شما در ایجاد استراتژی های رشد برای کسب و کارتان کمک کند. اطلاعاتی مانند زمان استخدام کارکنان، خرید تجهیزات، یا گسترش به مکان‌های جدید دریافت خواهید کرد.

۵- حساب های دریافتنی/حساب های پرداختنی

حساب های دریافتنی و پرداختنی شما را می توان به عنوان گزارش پیری نیز نامید. این گزارش بدهی های بدهکار به کسب و کار شما را دسته بندی می کند، از جمله مدت زمان بدهی بدهی. «حساب های دریافتنی» وجوهی هستند که به کسب و کار شما بدهکار هستند، در حالی که «حساب های پرداختنی» وجوهی هستند که کسب و کار شما به دیگران بدهکار است.

به طور کلی، هر چه بدهی قدیمی تر باشد، احتمال پرداخت آن کمتر است. و اگر کسب و کار شما پولی دریافت نکند، پول خود را از دست خواهید داد و بر جریان نقدی خود تأثیر می گذارد.

گزارش های پیری به شما نشان می دهد که چه مقدار از حساب های دریافتی شما معوق است و چقدر قدیمی است تا بتوانید پیگیری کنید و برای وارد کردن پول اقدام کنید. از طرف دیگر، اگر صورتحساب های معوق دارید، گزارش قدیمی شما به شما نشان می دهد. که باید گرفتار شوید. با حسابرس و تیم مالی خود در مورد نحوه مدیریت بهتر هزینه ها و ساده سازی عملیات صحبت کنید.

نتیجه گیری

در این مقاله درباره مهمترین ثبت های حسابداری بحث کردیم . با به انتها رسیدن این مطلب، شما بینندگان عزیز می توانید برای مشاهده و خواندن دیگر مقالات در این زمینه به صفحه مقالات مراجعه کنید. و همچنین  در ادامه مطالب بعدی بیشتر درباره موضوعات خاص مشاغل و مطالب مرتبط با حسابداری و حسابرسی صحبت خواهیم کرد با ما همراه باشید.